Job Description

Job Title : Production Assistant

Position Overview :

We are seeking a detail-oriented and organized Production Assistant to join our production team. In this role, you will support the Production Coordinator by helping manage production timelines, creating purchase orders, tracking the progress of production stages, and ensuring smooth communication between departments. The ideal candidate will have strong organizational skills, attention to detail, and experience working in a fast paced production environment, particularly with retail mass market clients.

Key Responsibilities :

• Purchase Order Creation : Assist the Production Coordinator in creating and managing purchase orders for materials, including books, toys, markers, crayons, and paints.
• Production Tracking : Monitor and track the progress of production stages to ensure timelines are met. Follow up with vendors and suppliers to address any delays or issues.
• File Management : Communicate with the art department to ensure that all files (design, packaging, and product specs) are uploaded on time and meet the necessary requirements for production.
• Vendor and Supplier Communication : Act as a liaison between the production team and external vendors to confirm timelines, quantities, and specifications for materials.
• Client Coordination : Work with mass market retail clients and distributors to ensure that their specific production and packaging requirements are met on time.
• Quality Control Support : Assist with tracking and ensuring products meet the required quality standards and safety regulations before production and shipping.
• Documentation : Maintain accurate records of production processes, including inventory, shipments, and order statuses. Generate reports for the Production Coordinator.
• Logistical Support : Coordinate and help schedule the logistics of shipments, deliveries, and packaging to ensure products reach clients and retailers as planned.
• Problem Solving : Address any production issues, delays, or communication gaps that arise during the production process, helping to find timely solutions.

Qualifications :

• Bachelor’s degree in a related field (e.g., Business, Production, or Graphic Design) or equivalent work experience.
• 1-2 years of experience in a production or manufacturing environment, ideally within the children's products or publishing industry.
• Experience working with mass market retailers.
• Strong organizational skills with the ability to manage multiple tasks and deadlines.
• Excellent communication skills to liaise effectively with internal teams (art, design, marketing) and external vendors/clients.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook); experience with production management software or project management tools is a plus.
• Attention to detail and ability to manage a high volume of orders and tasks accurately.
• Ability to work independently as well as in a team, with a proactive attitude toward problem-solving.
• Familiarity with safety standards and regulations for children's products (CPSIA, EN71) is a plus.

Preferred Qualifications :

• Experience with purchase order creation and tracking.
• Knowledge of production workflows, including file management and communication with creative/art departments.
• Understanding of packaging requirements and logistics for retail distribution.

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Nous recherchons un assistant de production minutieux et organisé pour rejoindre notre équipe de production. Dans ce rôle, vous assisterez le coordonnateur de la production en aidant à gérer les délais de production, à créer des bons de commande, à suivre la progression des étapes de production et à assurer une communication fluide entre les services. Le candidat idéal aura de solides compétences organisationnelles, une attention aux détails et une expérience de travail dans un environnement de production au rythme rapide, en particulier avec des clients du marché de masse au détail.

Principales responsabilités :

• Création de bons de commande : Aider le coordonnateur de la production à créer et à gérer les bons de commande pour les matériaux, notamment les livres, les jouets, les marqueurs, les crayons et les peintures.

• Suivi de la production : Surveiller et suivre la progression des étapes de production pour garantir le respect des délais. Assurer le suivi auprès des vendeurs et des fournisseurs pour résoudre tout retard ou problème.

• Gestion des fichiers : Communiquer avec le service artistique pour s'assurer que tous les fichiers (conception, emballage et spécifications du produit) sont téléchargés à temps et répondent aux exigences nécessaires à la production.

• Communication avec les fournisseurs : Servir d'agent de liaison entre l'équipe de production et les fournisseurs externes pour confirmer les délais, les quantités et les spécifications des matériaux.

• Coordination client : travailler avec les clients et les distributeurs du marché de masse pour s'assurer que leurs exigences spécifiques en matière de production et d'emballage sont respectées à temps.

• Soutien au contrôle qualité : aider au suivi et à la garantie que les produits répondent aux normes de qualité et aux réglementations de sécurité requises avant la production et l'expédition.

• Documentation : tenir des registres précis des processus de production, y compris les stocks, les expéditions et les statuts des commandes. Générer des rapports pour le coordinateur de production.

• Soutien logistique : coordonner et aider à planifier la logistique des expéditions, des livraisons et de l'emballage pour garantir que les produits parviennent aux clients et aux détaillants comme prévu.

• Résolution de problèmes : résoudre les problèmes de production, les retards ou les lacunes de communication qui surviennent pendant le processus de production, en aidant à trouver des solutions rapides.

Qualifications :

• Baccalauréat dans un domaine connexe (par exemple, commerce, production ou conception graphique) ou expérience professionnelle équivalente.

• 1 à 2 ans d'expérience dans un environnement de production ou de fabrication, idéalement dans le secteur des produits pour enfants ou de l'édition.

• Expérience de travail avec des détaillants de grande distribution.

• Solides compétences organisationnelles avec la capacité de gérer plusieurs tâches et délais.

• Excellentes compétences en communication pour assurer une liaison efficace avec les équipes internes (art, design, marketing) et les fournisseurs/clients externes.

• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) ; une expérience avec un logiciel de gestion de production ou des outils de gestion de projet est un plus.

• Souci du détail et capacité à gérer avec précision un volume élevé de commandes et de tâches.

• Capacité à travailler de manière autonome ainsi qu'en équipe, avec une attitude proactive envers la résolution de problèmes.

• Une connaissance des normes et réglementations de sécurité pour les produits pour enfants (CPSIA, EN71) est un plus.

Qualifications préférées :

• Expérience de la création et du suivi des bons de commande.

• Connaissance des flux de production, y compris la gestion des fichiers et la communication avec les services créatifs/artistiques.

• Compréhension des exigences d'emballage et de la logistique pour la distribution au détail.

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