Job Description

Vous voulez prendre part à l’hôtellerie de demain ... nous avons la carrière pour vous ! Nous sommes présentement à la recherche d'un coordonnateur aux services congrès et banquets ayant un leadership naturel, un sens aigu de l’organisation et une bonne capacité à la gestion des priorités et à la prise de décision.

Si vous êtes à la recherche d’un emploi motivant et stimulant, que vous aimez instaurer des relations de confiance avec la clientèle et que vos habiletés communicationnelles et relationnelles sont exceptionnelles … alors ce poste vous correspond !

Faites passer votre carrière au niveau supérieur et venez travailler avec des gens formidables dans une ambiance dynamique et conviviale. Vous aspirez contribuer à la croissance d’une entreprise jeune et dynamique et vous désirez faire partie d’une équipe axée sur la collaboration qui favorise le développement personnel alors, joignez-vous au Groupe Hôtelier Grand Château.

PLUSIEURS BONNES RAISONS DE SE JOINDRE À NOTRE ÉQUIPE !

• Rémunération compétitive basée sur nos valeurs ;
• Programme d’assurances collectives et régime de retraite simplifié ;
• Repas fournis à chaque quart de travail ;
• Nettoyeur à sec fourni ;
• Programme de voyage offrant des tarifs préférentiels dans deux chaînes mondiales (Marriott & Hilton) pour vous ainsi que pour votre famille et amis ;
• Programme de référencement ;
• Programme santé active ;
• Accès au gym de l'hôtel ;
• Rabais corporatifs (cellulaire, bien-être, loisir) ;
• Activités sociales et caritatives organisées par l’entreprise ;
• Environnement moderne, nouvellement rénové et avantageusement situé au cœur de la ville de Laval ;
• Et encore plus !

UN PEU PLUS A PROPOS DE NOUS :

• Nous : Une entreprise en pleine expansion, le Groupe Hôtelier Grand Château possède et administre le Sheraton Laval, le Hilton Montréal/Laval ainsi que le Golf St-Raphael.
• Notre mission : Offrir une expérience unique et à la mesure de chacun de nos clients … Être l'hôtel de choix !
• Nos Valeurs : Ce sont nos principes fondamentaux qui guident nos choix jour après jour.

EN QUOI CONSISTE VOTRE RÔLE ?

Sous la supervision de la Directrice des congrès et banquets :

• Répondre à toutes demandes, soit par téléphone ou en personnes, pour des espaces banquets avec chambres (moins de 10) ou sans chambres ;
• Faire la coordination pour tous les groupes congrès assignés, d’une façon professionnelle et efficace ;
• Préparer, envoyer, assurer le suivi de toute correspondance requise (confirmations de réservations, BEO, paiements, menus, etc.) ;
• Avoir toujours une communication efficace avec les clients et tous les départements concernés (cuisine, opérations banquets, hébergement, entretien ménager, comptabilité, audio-visuel et fournisseurs externes.) ;
• Préparer les plans de salles et obtenir l'approbation des opérations et des clients afin de maximiser les espaces banquets et de minimiser des changements de dernières minutes ;
• Obtenir des garanties pour les fonctions de repas selon le « timeline » établi et communiquer l'information aux départements concernés afin de pouvoir contrôler les frais de main-d'œuvre et de nourriture ;
• Faire un suivi pour toute portion hébergement et signaler les demandes spéciales pour s’assurer d'un bon enregistrement du client ;
• Traiter les réservations des chambres et des espaces de réunion dans les logiciels CI/TY, Salesforce et Social Tables. ;
• S’assurer que les délais concernant la facturation, les dépôts et les demandes de crédit, soient bien complétés et reçus selon le contrat ;
• Planifier des réunions de pré-congrès avec les clients et les départements concernés avant l’arrivée du groupe ;
• Faire un post-mortem avec le client, le vendeur et les autres départements afin d’analyser le déroulement du congrès et de garder cette analyse dans les dossiers pour des évènements futurs ;
• Respecter les directives et les échéanciers selon le contrôle des services de congrès et banquets ;
• S’assurer que toutes les étapes requises sont effectuées, fonctionnelles et alignées avec les contrats selon le processus établi ;
• Établir et maintenir un bon rapport avec les clients afin de s’assurer de leur fidélité pour des évènements futurs ;
• Assister à la réunion hebdomadaire de révision des bons de commande (BEO) et s´assurer que les changements de dernière minute soient communiqués aux services concernés ;
• Avoir la capacité de combler toutes les tâches administratives rattachées à ce poste ;
• Effectuer toutes les autres tâches connexes à ce poste.

QUALIFICATIONS REQUISES :

• Minimum de trois années d´expérience dans la planification des congrès et la restauration hôtelière. Expérience supplémentaire dans le secteur de ventes en hôtellerie, un atout
• Diplôme d’études hôtelières sera considéré comme un atout.
• Bilingue (français et anglais) écrit et parlé.
• Capacité de travailler dans un environnement évolutif qui demande des réactions rapides ;
• Le candidat doit à l’occasion être disponible hors des heures de bureau ;
• Expérience avec CI/TY et Salesforce sera considérée comme un atout ;
• Bonne connaissance du marché des hôtels de luxe et excellente compréhension de tous les services de l´hôtel ;
• Excellentes aptitudes au service à la clientèle et plus spécifiquement dans un milieu hôtelier.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt envers le Groupe Hôtelier Grand Château. Toutefois, nous communiquerons uniquement avec les candidats sélectionnés. Le masculin est utilisé afin d’alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.

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